Gegevensbescherming personen

Wij informeren u graag over hoe wij omgaan met persoonsgegevens die wij van u verwerken. En over welke rechten u hebt op het gebied van privacy. Bij het verwerken van persoonsgegevens volgen wij de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De verantwoordelijke

De bestuursorganen van onze gemeente zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van onze gemeente zijn de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders (B&W), de gemeenteraad (raad) en de heffings-/invorderingsambtenaar.

Wat dit betekent voor u als inwoner

Als u gebruik maakt van diensten of producten van onze gemeente hebben wij gegevens van u nodig om u goed te kunnen helpen. Die verstrekt u bijvoorbeeld via een (aanvraag-)formulier op deze website, schriftelijk of telefonisch. Het gaat daarbij dan onder meer over uw naam, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer of e-mailadres. Wij zijn verplicht zorgvuldig met die gegevens om te gaan.

Waarom wij deze gegevens van u vragen

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze taken en verplichtingen goed uit te voeren. Wij hebben (uw) persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig voor:

Het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken zoals het beoordelen van uw aanvraag voor een vergunning of het verstrekken van een (nieuw) identiteitsbewijs;
Het vastleggen van een geboorte of huwelijk;
Het afhandelen van uw betaling;
Het verzenden van een nieuwsbrief over bijvoorbeeld een woningbouwproject;
Om u te kunnen bellen over uw aanvraag als dit nodig is;
Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
Als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaanslag.

Voor deze verschillende (wettelijke) taken en activiteiten houden we een register van verwerkingen bij. Daarin staat wanneer we welke gegevens van u verwerken en waarom. Daarnaast stellen we soms voor bepaalde specifieke taken en activiteiten een aparte privacyverklaring op. Een voorbeeld is het gebruik van de bodycams door de boa’s. Op de pagina Specifieke privacyverklaringen staan privacyverklaringen voor specifieke taken en activiteiten.

Welke rechten u heeft

Op grond van de AVG heeft u de volgende privacyrechten:

Recht op informatie
U hebt het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gebeurt en hoelang ze worden opgeslagen.
Recht op inzage
U hebt het recht op inzage in uw eigen persoonsgegevens die bekend zijn bij de gemeente. U kunt alleen inzage krijgen in uw eigen gegevens en niet die van een ander.
Recht op rectificatie
Wanneer uw gegevens niet kloppen of niet compleet zijn heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten veranderen of aan te vullen.
Recht op verwijdering of vergeten worden
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld als u uw toestemming wenst in te trekken of wanneer de gegevens niet (meer) van belang zijn. U kunt niet van het recht op verwijdering gebruik maken als wij de gegevens vanuit wettelijke bepalingen moeten bewaren.
Recht om bezwaar te maken
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens door de gemeente, bijvoorbeeld omdat de gemeente uw gegevens in strijd met de wet gebruikt of omdat er sprake is van bijzondere omstandigheden.
Klacht doorgeven
Vindt u dat de gemeente onzorgvuldig is omgegaan met uw privacy? Of heeft de gemeente onterecht uw persoonsgegevens verwerkt? Dan kunt u een klacht doorgeven.

Wilt u een van de bovenstaande rechten uitoefenen? Dan kunt u hiervoor een verzoek indienen. Als u jonger bent dan 16 jaar of onder curatele staat, dan kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een verzoek indienen.

U kunt uw verzoek digitaal doen via DigiD met behulp van onderstaande blauwe knop. Bij een digitaal verzoek heeft u zich al geïdentificeerd door het gebruik van DigiD. U hoeft geen kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen.

Uitoefenen privacyrechten

Heeft u geen DigiD of dient u uw verzoek liever op papier in? Dan kunt u een schriftelijk verzoek indienen bij het college van burgemeester en wethouders van onze gemeente door het pdf-formulier ‘uitoefenen privacyrechten Nieuwkoop’ te printen en in te vullen.

Het is hierbij belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat uw verzoek daadwerkelijk betrekking heeft op uw eigen persoonsgegevens. Dat kunt u doen door uw identiteitsbewijs bij ons te laten zien wanneer u het verzoek inlevert bij de balie. U maakt hiervoor eerst een afspraak via ons afsprakensysteem of bel met ons Klantcontactcentrum via telefoonnummer 14 0172.

Reactie termijn

Na het verifiëren van uw identiteit (om te zorgen dat we de juiste gegevens erbij pakken) nemen wij uw verzoek in behandeling. Binnen één maand nadat wij een verzoek ter uitoefening van één van uw rechten hebben ontvangen, informeren wij u hierover. Daarbij geven wij aan of en hoe wij aan het verzoek gevolg geven en zo niet, waarom niet. Als het verzoek ingewikkeld is, mogen wij de reactietermijn met twee maanden verlengen. In dat geval melden wij binnen één maand binnen welke termijn een reactie kan worden verwacht. De termijn gaat in nadat identificatie heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld met DigiD of wanneer u op het gemeentehuis met uw ID bent langsgekomen.

Indien u een klacht heeft doorgegeven, proberen wij dit binnen zes weken af te handelen. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht door ons? Dan kunt u met uw klacht terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze laatste heeft ook een ombudsfunctie.

Wpg verzoek (Wet Politiegegevens)

We verwerken ook persoonsgegevens (politiegegevens) om (strafbare) feiten op te sporen en te onderzoeken. Onze buitengewone opsporingsambtenaren (boa’s) zijn aangewezen om deze taak voor ons uit te voeren. Het gebruik van de politiegegevens valt onder de Wet politiegegevens (Wpg). Lees hierover meer in onze privacyverklaring Wpg. Met een Wpg-verzoek vraagt u om uw gegevens te bekijken, aan te passen of te verwijderen.

U kunt uw verzoek indienen via een schriftelijk verzoek bij het college van burgemeester en wethouders van onze gemeente door het formulier Wpg verzoek te printen en in te vullen. Het is hierbij belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat uw verzoek daadwerkelijk betrekking heeft op uw eigen persoonsgegevens. Dat kunt u doen door uw identiteitsbewijs bij ons te laten zien wanneer u het verzoek inlevert bij de balie. U maakt hiervoor eerst een afspraak via ons afsprakensysteem of bel met ons Klantcontactcentrum via telefoonnummer 14 0172.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Voor de meeste gegevens die we verwerken, geldt een specifieke wettelijke bewaartermijn. De gegevens verwijderen we in dit geval na het verstrijken van die bewaartermijn. Voor de persoonsgegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, bepalen we aan de hand van het soort gegeven en het doel hoe lang het noodzakelijk is de gegevens te bewaren.

Heeft u een vraag over bewaartermijnen? Stel ze dan aan onze privacy officer. Dat doet u door een e-mail te sturen aan privacy@nieuwkoop.nl.

Gegevens delen met anderen

Om ons werk goed te doen werken we samen met verschillende partners, instellingen en andere overheden. Denk bijvoorbeeld aan de Sociale Verzekeringsbank, Zorgaanbieders of de politie. Wij verstrekken uw gegevens alleen aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Als organisaties in opdracht van ons met uw persoonsgegevens werken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij. In die overeenkomst staat dat zij vertrouwelijk met uw gegevens moeten omgaan en voldoende beveiligingsmaatregelen moeten hanteren. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens.

We maken ook gebruik van zogenaamde ‘cloud-applicaties’. Dit houdt in dat we uw persoonsgegevens online opslaan. Deze online opslaglocaties vallen bijna allemaal onder het beheer van een Nederlandse leverancier en anders binnen de Economische Europese Ruimte (EER). Uw persoonsgegevens zijn dus altijd op hetzelfde Europese niveau beschermd.

We geven uw gegevens in principe niet door aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij adequate beveiligings- en privacymaatregelen zijn getroffen.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

We hebben een onafhankelijke, externe toezichthouder aangesteld. Deze functionaris voor gegevensbescherming (FG) controleert of wij ons houden aan de privacyregels. Daarnaast adviseert hij ons over de bescherming van uw persoonsgegevens. Heeft u een vraag of bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht? Neem dan contact op met de FG via fg@nieuwkoop.nl.

Gegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doen we zoals in ons gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid is opgenomen en in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIO) is vastgelegd. De BIO bevat regels over een goede beveiliging van informatie voor gemeenten. Denk bijvoorbeeld aan het verzenden van uw gegevens via een beveiligde verbinding op het moment dat u gebruik maakt van een online formulier op onze website. Van onze partners en leveranciers eisen wij hetzelfde niveau van beveiliging.

Privacymelding

Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn? Of heeft u aanwijzingen van misbruik van deze gegevens? Kijk dan op onze pagina over datalekken om te zien wat u kunt doen.

Vragen

Heeft u vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens door ons? Neem dan contact op met onze privacy officer via telefoonnummer 14 0172 of e-mail naar privacy@nieuwkoop.nl.